Hãy cùng tìm hiểu nghi thức kinh doanh Nhật Bản. Cách giao tiếp với cấp trên và những người bên ngoài công ty.

Xin chào, tôi là Katayama từ JAC (Japan Association for Construction Human Resources).

Khi bạn tích lũy kinh nghiệm làm việc tại Nhật Bản, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để trò chuyện với những người cấp cao hơn và gặp gỡ những người bên ngoài công ty.

Ở Nhật Bản, có một nền văn hóa mà cách mọi người nói chuyện và tương tác thay đổi tùy theo quan điểm của họ.
Do đó, khi tương tác với những người ở vị trí cao hơn hoặc bên ngoài công ty, điều quan trọng là phải hiểu được phong thái kinh doanh độc đáo của người Nhật.

Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu các phép lịch sự kinh doanh hữu ích khi tương tác với những người ở vị trí cao hơn hoặc bên ngoài công ty.
Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ cách đối phó khi trái tim bạn bị rối loạn bởi các mối quan hệ với những người ở vị trí cao hơn.

Cấu trúc độc đáo của các mối quan hệ con người ở Nhật Bản

Trong các công ty Nhật Bản, những người thuộc các vị trí sau đây được coi là ở "vị trí cấp cao":

• "Cấp trên" là những người có chức vụ cao hơn mình (ví dụ: chủ tịch, trưởng phòng, trưởng bộ phận).
• Các đồng nghiệp cấp cao gia nhập công ty trước tôi

Tôi đối xử với những người ở vị trí cao hơn bằng sự tôn trọng và lịch sự.

Thứ tự ưu tiên để xác định vị trí công việc là "① Chức danh → ② Ngày gia nhập công ty".
Ngay cả khi ai đó gia nhập công ty sau bạn, nếu họ giữ chức vụ cao hơn bạn, họ vẫn được coi là ở "vị trí cao hơn".

Hơn nữa, tôi luôn đối xử với mọi người bên ngoài công ty bằng ngôn ngữ và thái độ tôn trọng, bất kể chức vụ của họ là gì.
Điều cần thiết là phải đối xử với những người lớn tuổi hơn mình bằng ngôn ngữ và cử chỉ lịch sự.

Bài viết này cung cấp lời giải thích chi tiết về đặc điểm của các phong cách làm việc tại Nhật Bản, mời quý vị tham khảo.
Giải thích về đặc điểm phong cách làm việc của người Nhật! Người Nhật có thực sự làm việc quá nhiều không?

Quy tắc ứng xử trong kinh doanh khi giao tiếp với cấp trên hoặc người ngoài công ty.

Tại Nhật Bản, khi giao tiếp với cấp trên hoặc người ngoài công ty, việc nắm rõ các quy tắc về cách nói chuyện và vị trí ngồi sẽ mang lại cảm giác an tâm hơn.

Cách xưng hô với ai đó

Khi xưng hô với ai đó, người ta thường thêm "san" vào sau tên của họ.
Những người có chức danh được xưng hô bằng tên kèm theo chức danh của họ.

Chỉ gọi ai đó bằng tên riêng có thể bị coi là bất lịch sự, vì vậy hãy cẩn thận.

Tuy nhiên, các quy tắc về cách xưng hô với người khác có thể khác với các ví dụ trên, tùy thuộc vào ngành nghề hoặc công ty.
Do đó, hãy hỏi ý kiến các đồng nghiệp cấp cao hoặc những người khác tại nơi làm việc để nắm rõ quy tắc xưng hô, và tuân thủ các quy định của ngành và công ty.

Cách giao tiếp

Có những cụm từ lịch sự bạn có thể sử dụng khi yêu cầu điều gì đó hoặc từ chối điều gì đó.
Mặc dù không hoàn toàn cần thiết phải sử dụng, nhưng việc thêm nó vào đầu câu có thể thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người khác.

[Ví dụ về thời điểm cần đưa ra yêu cầu]
Ví dụ, nếu bạn muốn ai đó xem xét lại một tài liệu, hãy thử sử dụng cách diễn đạt sau:

[Ví dụ về cách từ chối]
Ví dụ, khi từ chối lời mời của ai đó, hãy thử sử dụng những cách diễn đạt sau:

cây cung

Ở Nhật Bản, chúng tôi cúi chào khi gặp gỡ ai đó.

Ý nghĩa của động tác cúi chào thay đổi tùy thuộc vào góc độ bạn cúi đầu.

• 15°: Khi bạn thường chào hỏi ai đó
• 30°: Khi chào hỏi ai đó lần đầu tiên hoặc khi bày tỏ lòng biết ơn.
• 45°: Khi xin lỗi

trao đổi danh thiếp

Khi gặp gỡ ai đó từ bên ngoài công ty lần đầu tiên, việc trao đổi danh thiếp là điều phổ biến.

Quy trình trao đổi danh thiếp như sau:

1. Đứng thẳng và đối mặt với đối thủ.
2. Đưa danh thiếp bằng cả hai tay.
3. Hãy cho họ biết tên công ty và tên của bạn.
4. Nhận danh thiếp của người kia

Nguyên tắc cơ bản là nhận danh thiếp của người khác bằng cả hai tay.
Tuy nhiên, nếu hành động đưa danh thiếp và hành động nhận danh thiếp diễn ra cùng lúc, thì không thể nhận danh thiếp bằng cả hai tay.
Khi đó, bạn đưa danh thiếp của mình bằng tay phải và nhận danh thiếp của người kia bằng tay trái.

Có một số quy tắc ứng xử cần tuân theo khi xử lý danh thiếp mà bạn nhận được.

• Đặt tấm danh thiếp đã nhận lên bàn hoặc vào hộp đựng danh thiếp của bạn.
• Không nên gấp hoặc làm bẩn danh thiếp.
• Đừng viết ghi chú lên danh thiếp.

Chỗ ngồi

Ở Nhật Bản, có những quy tắc về vị trí ngồi trong phòng và trên phương tiện giao thông công cộng.
Ghế dành cho người có địa vị cao nhất được gọi là "ghế trên", và ghế dành cho người có địa vị thấp hơn được gọi là "ghế dưới".

Về cơ bản, bạn có thể nhớ như sau:

• Ghế xa lối vào nhất: Đây là nơi người có địa vị cao nhất ngồi.
• Ghế gần lối vào nhất: Đây là nơi người có thứ hạng thấp nhất ngồi.

Khi đi taxi, người có địa vị cao nhất sẽ ngồi ở ghế phía sau tài xế.

Ngay cả người Nhật đôi khi cũng sắp xếp chỗ ngồi sai.
Nếu bạn không chắc chắn, hoàn toàn có thể hỏi những người xung quanh, "Tôi nên ngồi ở đâu?"

Các bữa tối kinh doanh và tiếp đãi khách hàng

Cần tuân thủ một số quy tắc ứng xử khi dùng bữa với cấp trên hoặc người ngoài công ty.

Hãy nhớ ba điểm này.

• Vui lòng tuân thủ các quy định về sắp xếp chỗ ngồi (ghế tầng trên và tầng dưới).
• Khi cụng ly, hãy nâng ly thấp hơn người có địa vị cao hơn.
• Bạn chỉ nên bắt đầu ăn sau khi người ở vị trí cao hơn đã bắt đầu ăn.

điện thoại

Khi gọi điện cho người có chức vụ cao hơn hoặc người ngoài công ty, bạn nên bắt đầu bằng lời chào và nêu tên công ty cũng như tên của mình.

Nếu người trả lời điện thoại không phải là người bạn muốn nói chuyện, hãy thử hỏi những câu sau:

Luôn thêm chữ "sama" (様) vào sau tên của người kia.

Khi kết thúc cuộc gọi, hãy cúp máy sau khi người kia đã cúp.

Làm thế nào để đối phó khi bạn cảm thấy căng thẳng về mặt cảm xúc trong mối quan hệ với người ở vị trí cao hơn.

Nếu bạn bị tổn thương bởi những lời lẽ gay gắt từ người có chức vụ cao hơn, hoặc bị ép buộc làm những việc không hợp lý, và điều đó khiến bạn cảm thấy đau khổ, xin đừng giữ kín điều đó trong lòng.

Hãy thử liên hệ với bộ phận nhân sự của công ty hoặc bộ phận hỗ trợ/người phụ trách có liên quan.
Nếu bạn không thể liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách liên quan của công ty, bạn cũng có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ một tổ chức chuyên gia bên ngoài.

Ví dụ, có những dịch vụ cho phép bạn tư vấn về các vấn đề liên quan đến công việc bằng tiếng nước ngoài.
Góc tư vấn chung về lao động (Có hỗ trợ ngoại ngữ)

Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của các tổ chức hỗ trợ đã đăng ký.
Ngoài ra, người lao động nước ngoài có kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng cũng có thể sử dụng "Đường dây nóng tư vấn bằng tiếng mẹ đẻ" của FITS (Tổ chức xúc tiến kỹ năng xây dựng quốc tế).
Đường dây nóng tư vấn ngôn ngữ bản địa

Tóm tắt: Hãy nghiên cứu nghi thức kinh doanh Nhật Bản để xây dựng mối quan hệ tốt với cấp trên và những người bên ngoài công ty.

Văn hóa kinh doanh Nhật Bản thoạt nhìn có vẻ khó hiểu.

Nhưng không cần phải lo lắng.
Nếu bạn có ý định đối xử với người khác bằng lời nói và hành động lịch sự, sự tôn trọng của bạn sẽ được họ đáp lại một cách đúng mực.

Có rất nhiều quy tắc ứng xử trong kinh doanh cần học, chẳng hạn như cách xưng hô, cúi chào, trao đổi danh thiếp và vị trí ngồi, nhưng chúng ta hãy học từng chút một nhé!

Nếu bạn gặp vấn đề trong mối quan hệ với người có chức vụ cao hơn mà bạn không thể tự giải quyết, xin đừng tự gây áp lực quá lớn cho bản thân.
Bạn nên tìm sự trợ giúp từ bộ phận tư vấn của công ty hoặc từ "Góc tư vấn lao động tổng quát" cung cấp dịch vụ tư vấn bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Về chúng tôi, JAC

JAC(Japan Association for Construction Human Resources) là tổ chức hỗ trợ tất cả người nước ngoài có kỹ năng đặc định làm việc trong ngành xây dựng tại Nhật Bản. Chúng tôi hợp tác với các công ty tiếp nhận người nước ngoài có kỹ năng đặc định để tạo ra một môi trường làm việc dễ dàng cho mọi người làm việc.

Chúng tôi cũng tiến hành các kỳ thi cần thiết để trở thành lao động nước ngoài có tay nghề cụ thể!

JAC cũng nhận được nhiều lời mời làm việc từ các công ty đang tìm kiếm người nước ngoài có kỹ năng cụ thể.
Tuyển dụng người nước ngoài có kỹ năng cụ thể! Danh sách việc làm

Đối với những ai muốn làm việc tại Nhật Bản bằng các kỹ năng cụ thể, chúng tôi giới thiệu những công việc phù hợp với nghề nghiệp và nguyện vọng của bạn!

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì, vui lòng liên hệ với chúng tôi!