일본의 비즈니스 매너를 배우자. 입장이 위의 사람이나 사외의 사람과의 접촉 방법

안녕하세요, 저는 JAC(Japan Association for Construction Human Resources)의 카타야마입니다.

일본에서 경력을 쌓으면 고위직과 대화할 기회가 많아지고 회사 외부의 사람들을 만날 수 있습니다.

일본에는 사람들이 말하고 상호작용하는 방식이 관점에 따라 달라지는 문화가 있습니다.
따라서 고위직이나 외부 사람들과 교류할 때는 일본만의 독특한 비즈니스 매너를 아는 것이 중요합니다.

이 글에서는 고위직이나 회사 외부의 사람들과 소통할 때 유용한 비즈니스 예절을 소개합니다.
또한 높은 위치에 있는 사람들과의 관계로 인해 마음이 힘들 때 어떻게 대처하는지도 공유할 것입니다.

일본 특유의 인간 관계의 구조

일본의 회사에서는 다음과 같은 사람이 「위의 입장」의 사람입니다.

• 자신보다 위의 직책(사장, 부장, 과장 등)이 있는 「상사」
• 자신보다 입사 시기가 빠른 "선배"

위의 입장의 사람에게는, 정중한 태도로 대응합니다.

입장을 결정하는 우선순위는 「①직직→②입사시기」입니다.
입사 시기가 늦은 사람이라도 자신보다 위의 직책이 있으면 「위의 입장」의 사람이 됩니다.

또, 자신의 회사 이외의 사람에게는, 입장에 관계없이 정중한 말이나 태도로 접합니다.
나이가 자신보다 위 사람에게도 정중한 말과 태도로 접하는 것이 기본입니다.

이 기사에서는 일본의 일하는 방법의 특징을 자세히 소개하고 있으므로 읽어보세요.
일본의 일하는 방법의 특징을 해설! 일본인은 정말 일을 너무?

입장이 위 사람이나 외부의 사람과 접할 때의 비즈니스 매너

일본에서 위 입장의 사람이나 사외의 사람과 접할 때는, 말하는 방법이나 앉는 장소의 룰을 기억해 두면 안심입니다.

상대방을 부르는 법

상대를 부를 때는, 기본적으로 이름에 「씨」를 붙입니다.
직책이 있는 사람은 이름에 직책을 붙여 부릅니다.

이름만으로 부르는 것은 무례하므로 조심합시다.

그러나 상대방을 부르는 방법은 업계와 회사에 따라 위의 예와 다른 규칙이있을 수 있습니다.
그러므로 회사의 선배들에게 부르는 방법의 규칙을 확인하고 업계와 회사의 규칙을 따르십시오.

전하는 법

무언가를 부탁하거나 거절할 때 사용할 수 있는 정중한 말이 있습니다.
사용하지 않아도 전해집니다만, 문장의 처음에 붙이는 것으로, 상대를 걱정하는 기분을 표현할 수 있습니다.

【부탁할 때의 예】
예를 들어 서류를 확인하고 싶을 때는 다음과 같은 표현을 해 봅시다.

【거절할 때의 예】
예를 들어 상대방의 초대를 거절할 때는 다음과 같은 표현을 해봅시다.

인사

일본에서는 인사를 할 때 인사를 합니다.

인사는 머리를 내리는 각도에 따라 의미가 다릅니다.

• 15°: 평소 인사를 할 때
• 30°: 처음으로 인사를 할 때, 감사를 할 때
• 45°: 사과할 때

명함 교환

사외의 사람과 처음 만날 때는 명함을 교환하는 경우가 많습니다.

명함 교환의 흐름은 다음과 같습니다.

1. 서서 상대방과 마주
2. 양손으로 명함을 내보내기
3. 자신의 회사명과 이름을 전달
4. 상대의 명함을 받다

상대의 명함은 양손으로 받는 것이 기본입니다.
그러나, 명함을 건네주는 동작과 명함을 받는 동작이 같은 타이밍의 경우, 양손으로 받을 수 없습니다.
그 때는 오른손으로 자신의 명함을 내밀면서 왼손으로 상대의 명함을 받습니다.

받은 명함을 취급하는 방법에는 이러한 매너가 있습니다.

• 받은 명함은 책상이나 명함에 넣어
• 명함을 접거나 더럽히지 마십시오.
• 명함에 메모하지 않음

앉을 곳

일본에서는 방이나 놀이기구 속에서 앉는 장소에 정해져 있습니다.
맨 위 입장의 사람이 앉는 장소가 「상좌」, 아래의 입장의 사람이 앉는 장소가 「하좌」입니다.

기본적으로는, 다음과 같이 기억해 두면 괜찮습니다.

• 입구에서 가장 먼 좌석: 최상위 위치에 있는 사람이 앉아 있는 곳
• 입구에 가장 가까운 좌석 : 하단 입장의 사람이 앉아있는 곳

택시를 타는 경우, 운전석 뒤의 좌석에 최상위 입장의 사람이 앉습니다.

앉아있는 장소는 일본인이라도 잘못 될 수 있습니다.
모르는 때는, 「나는 어디에 앉아 있으면 좋습니까?」라고, 주위의 사람에게 (들)물어도 괜찮습니다.

회식・접대

입장이 위 사람이나 사외의 사람과 식사를 할 때에도 매너가 있습니다.

다음 세 가지 요점을 기억해 둡시다.

• 좌석은 상좌・하좌의 규칙에 따른다
• 건배 때는 입장이 위 사람보다 유리를 낮게 가지고
• 식사는 입장이 위 사람이 시작하고 나서 먹기 시작한다

전화

입장이 위 사람이나 사외인에게 전화를 할 때는 먼저 인사를 하여 회사명이나 자신의 이름을 전합니다.

전화를 받은 사람이 자신이 말하고 싶은 사람과 다른 사람이었을 때는 다음과 같이 들어 봅시다.

상대의 이름에는 반드시 「모양」을 붙입니다.

전화를 끊을 때는 상대방보다 나중에 자릅니다.

위 입장의 사람과의 관계로 마음이 괴로워졌을 때의 대처법

만약 위의 입장의 사람에게서 끔찍한 말을 말하거나 무리한 일을 하게 하거나 마음이 괴로워졌을 때는 혼자 참지 마십시오.

회사의 인사부나 상담 창구·담당자에게 상담해 봅시다.
사내의 인사부나 창구·담당자에게 상담할 수 없는 경우는, 외부의 전문 기관을 의지하는 방법도 있습니다.

예를 들어, 외국어로 일의 고민을 상담할 수 있는 서비스도 있습니다.
종합노동상담 코너(외국어 대응 있음)

등록 지원 기관 등에 상담할 수도 있습니다.
또한 건설분야의 특정기능 외국인이라면 FITS(일반재단법인 국제건설기능진흥기구)의 「모국어 상담 핫라인」을 이용할 수도 있습니다.
모국어 상담 핫라인

결론 : 일본의 비즈니스 매너를 공부하고 위의 입장의 사람이나 사외의 사람과 좋은 관계를 만들자

일본의 비즈니스 매너는 처음에는 어렵게 느낄 수 있습니다.

하지만 불안하게 생각하지 않아도 괜찮습니다.
정중한 말과 태도로 접하는 마음이 있으면, 상대에게 제대로 경의가 전해집니다.

상대방의 부르는 방법이나 절, 명함 교환, 앉는 장소 등, 기억해야 할 비즈니스 매너는 많이 있습니다만, 조금씩 몸에 익혀 갑시다!

만약 위 입장의 사람과의 관계로 자신 혼자 해결할 수 없는 고민이 생겼을 때는 무리하지 말아 주세요.
회사의 상담 창구나, 외국어로 상담할 수 있는 「종합 노동 상담 코너」등을 의지합시다.

우리 JAC (잭) 정보

JAC(Japan Association for Construction Human Resources) 일본에서 건설업에 종사하는 모든 특정 기능 외국인을 지원하는 단체입니다. 특정 기능 외국인을 받아들이는 기업과 협력하여 누구나 일하기 쉬운 근무 환경을 조성합니다.

또, 여러분이 특정 기능 외국인이 되기 위해서 필요한 시험을 실시하고 있습니다!

그리고 JAC에는, 특정 기능 외국인에게 일을 해 주었으면 하는 회사로부터, 많은 구인의 부탁이 오고 있습니다.
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